Sırtımızdaki Maymunlar

İş dünyasında özel kuruluşların orta ya da üst yönetim kademelerinde yer alan iş insanlarının büyük çoğunluğu hemen her an işlerin yoğun olduğundan dem vurur. Öyle ki, birçoğunun gün içerisinde görev tanımları çerçevesinde bitirmesi gereken yapılacak işler listesindeki işlerden, nefes alacak zamanları yoktur. Bir çığ gibi aniden çoğalan okunamamış e-postalar, cevaplanması gereken cevapsız aramalar, son dakikalara sıkıştırılmış yetişmesi gereken raporlar, iyi hazırlanarak katılınması gereken toplantılar ve daha birçok yetiştirilmesi gereken işlerin arasında nefes alacak vakitleri yoktur. Bu durumun çeşitli sebepleri olmakla birlikte, tüm bunların yanında, bu yöneticilerin birlikte çalıştığı kadronun yoğunluğu konusunda aynısı söylenemez. Çünkü onların yapacak daha az işleri vardır. Konuyu derinlemesine incelemek için önce bir tespitle başlamak gerekir. Gelin bu durumu bir örnekle biraz daha derinlemesine incelemeye çalışalım: Varsayalım siz bir kurumda yöneticisiniz. Yukarıda da ifade etmeye çalıştığımız gibi yoğun bir iş günü geçiriyorsunuz. Önemli bir toplantıya katılmak için biraz gecikmiş olmanız nedeniyle telaşla toplantı salonuna doğru ilerlerken, sizinle çalışan bölümdeki astlarınızdan biri önünüzü kesiyor ve “Günaydın. Sizinle paylaşmam gereken ufak bir sorunumuz var.” diye konuya giriyor. Çalışanınız konuşmaya devam ederken siz bu konuda aslında gereksiz yere önünüze getirilen sorunların hepsinde ortak olan iki özelliği fark ediyorsunuz. Bunlarda ilki “sürece dahil olmaya yetecek kadar bilgiye sahipsinizdir” ve fakat ikincisi “sizden beklenen acil kararı vermenize yetecek kadar şey bilmezsiniz.” Netice olarak çalışanınız konuşmasını bitirdikten sonra “Konuyu bana ilettiğin için memnun oldum. Toplantıya yetişmek için şu an biraz acelem var. Konu hakkında düşünmeme izin ver, sonrasında sana mutlaka bilgi vereceğim.” diyerek toplantıya yetişmek üzere ayrılırsınız. Yukarıdaki örnekte bahsi geçen durumu hızlıca gözden geçirecek olursak; halledilmesi gereken sorunu ya da konuyu sırtta duran bir maymun olarak tanımlayabiliriz. Bu örnekte olduğu gibi bu iki kişi karşılaşmadan önce iş yani maymun kimin sırtındaydı? Çalışanın. Ayrılmalarından sonra kimin sırtındaydı? Yöneticinin. Örnekten de anlaşılacağı üzere çalışanın yani astın sırtındaki maymun kısa sürede yöneticinin sırtına zıplar ve süreç tamamlanana kadar yöneticinin sırtında bakılması, ilgilenilmesi ve beslenmesi gereken bir yük haline dönüşür ve bu durum maymun sahibine dönene kadar devam eder. Yönetici maymunu yani işi kabul ederken, çalışanına bağlı bir görevi gönüllü olarak üstlenmiştir. Tabii bununla sınırlı kalmıyor. Yöneticinin ilgili konuyu kaçırmadığından emin olmak isteyen çalışan, ilerleyen bir zamanda kafasını yöneticisinin odasından içeri uzatarak ve gülümseyerek soruyor, “Nasılsınız? Toplantı öncesi size bahsettiğim konu ile ilgili bana geri dönmediniz. Bu konuda nasıl ilerleyelim?” Konuyu geciktirmiş ve unutmuş olmaktan duyduğunuz utanç ve sorumluluk duygusuyla konuyu hemen halledip kendisine döneceğinizi ifade ediyorsunuz. Bu şekilde beslenmesi ve ilgilenilmesi gereken minik maymun sırtınızda kalmaya devam ediyor. Bu durum yaşandığında sorarım size, kim kimin için çalışıyor? İş bu noktaya geldikten sonra ayırt etmek pek mümkün görünmüyor. Üstelik halledilemeyen işler nedeniyle astlarınızın ve işverenin iş bitiriciliğinize olan güvenlerinin azalması da pek keyif verici bir durum olmasa gerek. Diğer bir örnek olayda, çalışanlarla birlikte yapılan bir toplantının bitmesine doğru konuşulan konuya ilişkin yöneticinin çalışanına hitaben “Bana bu konuda bir hatırlatma notu gönder lütfen.” dediğini düşünelim. Şu anda maymun çalışanın sırtında ancak kısa süre içinde görev ve sorumluluk bilinci ile toplantıdan çıkıp masasına döner dönmez hatırlatma notunu eposta ile yöneticisinin posta kutusuna gönderdiği anda maymun yöneticinin sırtına zıplar. Üstelik kısa süre içinde bu konuda bir gelişme olmazsa ve yönetici konuyu ne kadar ertelerse, çalışan da o kadar hayal kırıklığına uğrayacak, üstelik bu durumu kopyalayarak ilerleyen evrelerde o da bu tür konularda aynı şekilde davranmanın (yani ertelemenin ve çözümsüzlüğün) normal bir durum olduğu kanısına varacaktır. Bu ve benzeri, çalışanlarla yaşanan olayların doğal sonucu olarak, eser miktarda maymunu üzerine alan yöneticinin görev tanımı içerisinde yer alan gerçek işlerle uğraşması için zamanı kalmayacaktır. İçinde bulunduğunuz duruma çözüm üretmek amacıyla sonrasında yaşananlar, mesaiden sonra geç saatlere kadar çalışma, birçok seyahatin yoğunluk nedeniyle iptal edilmesi, verilen randevulara sadık kalamama, sonuçlandırılmayan ve biriken birçok iş, hafta sonlarına uzayan çalışmalar, yorgunluk ve bitkinlik hissiyatı ile daha sayamadığım birçoğu… Bazı vakalarda teşhis depresyona ve tedavi için peynir ekmek kıvamında kullanılan ilaçlara kadar gidiyor. Hangi seviyede olduğunuza siz karar verin. Bill Oncken, 1974 yılında HBR (Harvard Business Review)’de yazdığı makalede bu durumu “Maymun kimin sırtında?” olarak adlandırmıştı. Yapılan araştırmalara göre 1974 yılında iş dünyasının fenomeni kıvamındaki bu konu günümüzde de önemli oranda geçerliliğini koruyor. Üstelik birçok yöneticinin çalışanlarının maymunlarını üzerlerinden almaya istekli olduklarını ve çalışanlarından mevcut görevlerinde yeterince yararlanamadıklarını gösteriyor. Kendilerine güvenen yöneticiler dahi, kontrolü çalışanlarına bırakmanın ne kadar zor olduğu konusunda sürekli şikayet ediyorlar. Bunun sonucu olarak, geçmişle karşılaştırıldığında iletişim hızımız artmış ve kullanılan teknolojiler gelişmiş olmasına rağmen yoğunluklarımız azalmak bir tarafa dursun artarak devam ediyor. Buradaki asıl soru, maymunların size yığılmasından nasıl kaçınabilirsiniz? olmalı. Bu ve benzeri sorulara cevap verecek şekilde Bill Oncken, Donald Wass ve Steven Covey gibi konuyu elen alan otoritelerin çözüm oluşturacak önerileri var. Bunlardan birkaç tanesini sizler için aşağıdaki satırlarda toparlamaya çalıştım. 1.Sorunlarla ilgilenmek için ortak zamanlar belirleyin Herhangi bir konuyu önceden tasarlanmamış biçimde uluorta tartışmaktan (koridorda geçerken, toplantıya girerken ayaküstü gibi) kaçının. Bunun yerine konuyu birlikte tartışarak delege edebileceğiniz randevulu toplantılarla çözmeye çalışın. 2.Çalışanlarınızın yetkinliklerini geliştirmeleri için fırsatlar tanıyın Çalışanlar birçok konuda başa çıkabilme cesaretleri ve yetkinlikleri olmadığını düşündükleri ya da hata yapaktan korktukları için harekete geçmezler. Çalışanların ihtiyaç duyulan sorun çözme becerilerini geliştirmelerine yardım edin. Başlangıçta bu sorunla sizin ilgilenmenizden daha fazla zaman alacaktır fakat orta ve uzun vadede çok ama çok zaman tasarrufu sağlayacaktır. 3.Çalışanın kullanabileceği inisiyatifin düzeyini belirleyin Çalışanlarınıza yetkinliklerini geliştirme fırsatı tanıdığınızda hepsinin farklı güçlü yönlerinin olduğunu fark edeceksiniz. Bir sonraki aşama herkesin kendi yaptığı işe göre bir inisiyatif derecelendirmesi uygulaması olacaktır. Unutmayın kimin, hangi konuda ve ne kadar inisiyatif kullanacağına siz karar veriyorsunuz. Zaman yönetimine konusunu işleyen hemen her kaynakta bu konudaki uygulamalara ilişkin örnek metotlara ulaşabilirsiniz. 4.Durum güncellemesi için zaman planı yapın Nasıl ilerleneceğine karar verdikten sonra çalışanların size raporlama yapacağı zaman ve yer üzerinde önceden planlama yaparak hareket edin ve plana bağlı kalın. 5.Kendinizin farkında olun ve kendinize karşı dürüst olun Bazı yöneticiler, astları daha fazla inisiyatif aldığında, kendilerinin savunmasız, güçsüz ve daha işe yaramaz görüneceklerini düşünerek gereksiz yere endişelenirler. Bunun yerine doğrudan denetimden vazgeçmek ve çalışanlarınızın büyümesini desteklemek üzere özgürleşeceğiniz bir özgüvene ulaşmak için adımlar atın. 6.Güveni besleyin Çalışanların inisiyatifini geliştirmek sizinle astınız arasında güven verici bir ilişki gerektirir. Hata yapmaktan ve başarısız olmaktan korkuyorlarsa, kendi sorunlarını çözmeye çalışmak yerine maymunlarını size getirmeye devam edeceklerdir. Yukarıda bahsi geçen önerileri uygulamak yöneticinin gücünü gün geçtikçe daha çok artıracaktır. Verimlilik ve zaman yönetimi açısından son derece önemli olduğunu düşündüğüm bu öneriler için yapmanız gereken tek şey bir an önce uygulamaya geçmek.